會(huì)展活動(dòng)的成功離不開(kāi)精心的會(huì)展策劃，會(huì)展策劃是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，它需要具備以下幾個(gè)重要作用：
1、戰(zhàn)略指導(dǎo)作用
策劃是一種理性思維，以確保未來(lái)即將進(jìn)行的活動(dòng)，有條不紊地按預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行，是策劃者為策劃目標(biāo)進(jìn)行決策謀劃、探索設(shè)計(jì)多種備選方案的過(guò)程。決策者以策劃方案為基礎(chǔ)，進(jìn)行選擇和決斷，從而保證決策的程序化和科學(xué)性。戰(zhàn)略指導(dǎo)作用是指會(huì)展策劃能為會(huì)展活動(dòng)的執(zhí)行提供總體的指導(dǎo)思想。以展覽策劃為例，如展覽場(chǎng)地、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)的主題及時(shí)間的安排、展會(huì)品牌、主要合作伙伴(行業(yè))等方面，在會(huì)展策劃方案中都要事先提出詳細(xì)的預(yù)案。
2.實(shí)施規(guī)劃作用
實(shí)施規(guī)劃作用是指會(huì)展策劃能為會(huì)展活動(dòng)提供具體的行動(dòng)計(jì)劃。-般來(lái)說(shuō)，會(huì)展策劃方案通過(guò)之后,在具體的實(shí)施過(guò)程中可以根據(jù)情況作適當(dāng)調(diào)整，但會(huì)展活動(dòng)運(yùn)行的總體思路與要求是不會(huì)改變的,策劃方案是會(huì)展活動(dòng)實(shí)施的主要依據(jù)。
3、進(jìn)程制約作用
進(jìn)程制約作用是指會(huì)展策劃能安排并制約會(huì)展活動(dòng)的進(jìn)程。尤其是大型會(huì)展活動(dòng)，所涉及的工作千頭萬(wàn)緒，在會(huì)展活動(dòng)執(zhí)行的進(jìn)程中，必領(lǐng)嚴(yán)格按照策劃所提出的方案進(jìn)行工作，這樣才能確保會(huì)展活動(dòng)的順利進(jìn)行。
4、效果控制作用
策劃一般會(huì)對(duì)會(huì)展活動(dòng)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)問(wèn)題或本質(zhì)問(wèn)題，針對(duì)會(huì)展環(huán)境的未來(lái)變化發(fā)展,進(jìn)行超前研究、預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)、思考未來(lái)發(fā)展問(wèn)題，以提高會(huì)展活動(dòng)策劃主體適應(yīng)未來(lái)和創(chuàng)造未來(lái)的主動(dòng)性。效果控制作用是指會(huì)展策劃能預(yù)測(cè)、監(jiān)督會(huì)展項(xiàng)目活動(dòng)的效果。某一會(huì)展活動(dòng)在執(zhí)行過(guò)程中是否達(dá)到預(yù)期的效果，通過(guò)對(duì)照策劃方案的相關(guān)要求就能夠清晰地看出。會(huì)展策劃-方面能對(duì)會(huì)展活動(dòng)的最終完成效果進(jìn)行控制，另-方面也可以對(duì)策劃方案本身的可行性、合理性進(jìn)行檢驗(yàn)。
5.規(guī)范運(yùn)作作用
會(huì)展策劃者在進(jìn)行計(jì)劃或規(guī)劃之前，運(yùn)用科學(xué)的策劃運(yùn)作程序?qū)τ?jì)劃進(jìn)行構(gòu)思和設(shè)計(jì)，為計(jì)劃生成提供智謀，使計(jì)劃切實(shí)可行，使預(yù)算投向可靠。規(guī)范運(yùn)作作用是指會(huì)展策劃能使會(huì)展運(yùn)作趨于科學(xué)、合理、規(guī)范。