1、合理分工
策劃主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通整個(gè)小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂;策劃人負(fù)責(zé)編擬會展項(xiàng)目計(jì)劃;文案撰寫人負(fù)責(zé)撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等;美術(shù)設(shè)計(jì)人員負(fù)責(zé)各類各種類型視覺形象設(shè)計(jì)，如廣告設(shè)計(jì)、展示空間設(shè)計(jì);市場調(diào)查人負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)查并編寫市場調(diào)查報(bào)告;媒體聯(lián)絡(luò)人員進(jìn)行媒體宣傳推廣。
2、市場調(diào)查與分析
市場調(diào)查與分析包括產(chǎn)業(yè)環(huán)境、目標(biāo)市場、 政策法規(guī)、同類會展、自身資源五個(gè)方面內(nèi)容的調(diào)查,得出分析報(bào)告。
3、制定行動(dòng)方案
(1)制定一個(gè)統(tǒng)籌兼顧的方案是會展項(xiàng)目順利開展的重要前提，選擇合適的時(shí)間，合適的地點(diǎn)，并做到兩者的合理搭配，方案必須注意的內(nèi)容。
(2)會展策劃方案具體化,應(yīng)形成一個(gè)可供操作的具體措施。其間得需明確以下內(nèi)容:會展項(xiàng)目的目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)會展項(xiàng)目標(biāo)的環(huán)境、會展項(xiàng)目營銷戰(zhàn)略要素、會展相關(guān)活動(dòng)的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實(shí)施的附加條件。
(3)設(shè)計(jì)行動(dòng)日程表也是必不可缺少的一環(huán)。會展項(xiàng)目的行動(dòng)日程必須精心設(shè)計(jì)，策劃方案的制作、方案的實(shí)施不得延誤，每個(gè)步驟的開始和結(jié)束都應(yīng)有時(shí)間的規(guī)定和限制，以保證方案的實(shí)施能夠順利進(jìn)行，否則就會嚴(yán)重影響會展的成功舉辦。
4、制定預(yù)算方案
制定一份完善的會展項(xiàng)目預(yù)算方案-般包括場地費(fèi)用、行政管理費(fèi)用(包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費(fèi)用等)、宣傳推廣費(fèi)用、招展、招商費(fèi)用、相關(guān)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)和其他可能產(chǎn)生的費(fèi)用。
5.確定會展項(xiàng)目收入來源
會展收入來源一般是會務(wù)費(fèi)或展位費(fèi)收入、門收入和企業(yè)贊助收入。
6、撰寫會展策劃方案
將策劃的最終成果整理成書面材料,即策劃書,也稱企劃案,其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標(biāo)、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動(dòng)方案、效益預(yù)測、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一?？珊w內(nèi)容如可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目意向書、項(xiàng)目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次戰(zhàn)前、戰(zhàn)中以及展后的所有策劃文案。
7、評估與修正
及時(shí)召開總結(jié)會，對策劃書進(jìn)行評估修正。同時(shí)做好相關(guān)的善后公關(guān)工作,并準(zhǔn)備好會展突發(fā)事故的解決備案。