一、明確工作目標(biāo)

明確宣傳與推廣的目的是展覽組織機構(gòu)進(jìn)行宣傳與推廣的首要工作，只有明確主要目標(biāo)，才能根據(jù)展覽的不同，選擇適當(dāng)?shù)男麄鞣绞胶屯茝V途徑。針對不同的工作目標(biāo)，宣傳與推廣側(cè)重點也應(yīng)該有所不同，這樣才能有目的地去實施各種宣傳推廣工作，做到有的放矢。例如，展覽展示項目的宣傳推廣定位于招展或招商，那么就將選擇在專業(yè)媒體上進(jìn)行宣傳推廣工作，因為專業(yè)媒體的覆蓋范圍雖受一定局限，但它具有針對性強、目標(biāo)客戶忠誠度高的特點。如果展覽項目宣傳推廣目標(biāo)僅是為了提高展覽所在區(qū)域的知名度，在媒體選擇時就可以考慮選擇覆蓋范圍較廣的大眾媒體，大眾媒體具有受眾面廣、層次多、宣傳與推廣的影響范圍持久等特點，有利于提高展覽品牌的知名度和影響力。

二、規(guī)劃投入費用

宣傳推廣的費用與展覽的整體效果與效益有很大的關(guān)聯(lián)，采用不同的宣傳方式，費用具有很大的差別。對于展覽組織機構(gòu)而言，宣傳的費用是影響媒體選擇的一個重要因素。因此，做好預(yù)算，考慮宣傳成本，規(guī)劃投人費用，才能在不加大宣傳推廣費用的同時實現(xiàn)最好的宣傳效果。規(guī)劃投人宣傳費用，不僅要考慮宣傳費用的多少，而且還要考慮宣傳費用的支出總體水平與額度。在具體操作中，展覽宣傳費用預(yù)算可先按宣傳渠道的不同來分別制定，編制分級預(yù)算，然后將各種渠道的預(yù)算匯總成總預(yù)算。新辦的展覽，宣傳費用的投入將高于已辦多屆的展覽，約占展會總收人的20％—25％，而已辦多屆的展覽，展覽展示組織機構(gòu)將控制用展覽總收人的10%—20%研作為宣傳資金。

三、選擇組織方式

鄭州展覽公司現(xiàn)代展覽的宣傳推廣的具體組織方式有兩種：一是委托營銷咨詢或策劃公司全面代理，二是展覽展示公司 自己實施。
選擇一家合適的營銷咨詢或策劃公司，由其全面代理展覽產(chǎn)品的營銷策劃、廣告宣傳、推廣促銷工作的優(yōu)點是利用專業(yè)分工，提高效率，缺點是費用較高。選擇代理公司的標(biāo)準(zhǔn)是：該公司具有豐富的行業(yè)經(jīng)驗及優(yōu)秀的策劃能力，擁有強大的智力資源優(yōu)勢和傳播網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，對如何運作、推廣展廳設(shè)計有深入的理解，并掌握科學(xué)先進(jìn)的營銷理念，對展覽不同時期的廣告投入方式與媒體選擇具有豐富的經(jīng)驗。
由展覽展示公司負(fù)責(zé)展覽的一切推廣，需進(jìn)行大量的組織、管理、廣告、宣傳、策劃、公關(guān)、工程等工作，其優(yōu)點是廣告費用可以自由支配，利潤獨享，缺點是風(fēng)險較高，與媒體合作的成本也較高，展覽營銷的專業(yè)性也會弱一些。

四、確認(rèn)宣傳信息的內(nèi)容

對發(fā)布的與展廳設(shè)計相關(guān)的動態(tài)信息，應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)對信息的內(nèi)容進(jìn)行審核，要注意信息發(fā)布的來源和信息的真實可靠性。信息不能與同類型展覽的宣傳內(nèi)容太相似，太雷同的信息不僅將失去宣傳效果與意義，并可能產(chǎn)生涉及知識產(chǎn)權(quán)的法律糾紛。展覽信息的發(fā)布要盡量考慮采用多語言版本，對目標(biāo)客戶進(jìn)行有效宣傳推廣，以此來提高展覽的影響面。特別是對同類展覽的宣傳頻度和宣傳效果進(jìn)行深入研究后再做出有針對性的合理安排。

五、選擇宣傳與推廣渠道

展覽宣傳與推廣的渠道有多種選擇，如利用新聞發(fā)布會，通過同類展廳設(shè)計宣傳推廣，網(wǎng)上宣傳，在專業(yè)雜志發(fā)布廣告，通過專業(yè)協(xié)會和商會進(jìn)行宣傳推廣等。宣傳與推廣渠道的多樣性有利于提高展覽品牌的影響力和號召力，有利于強化展覽品牌的價值和意義。展覽宣傳與推廣有其自身特點，包括展覽主題、展覽規(guī)模、舉辦時間、地點、參會方式等各項宣傳要點，都具有極強的時效性。因此，在渠道選擇上應(yīng)注重時效性強且便于保存、方便反復(fù)閱讀的媒體，如大眾報刊、專業(yè)雜志、直郵、網(wǎng)絡(luò)廣告等具有明確針對性的媒體，使之既能全面反映展覽信息的情況，而且也會節(jié)約宣傳與推廣的成本。

六、宣傳與推廣的效果評估

對展覽宣傳與推廣做效果評估。主要依據(jù)參展商和觀眾的數(shù)量，同時還要考慮其他綜合效益。展覽組織機構(gòu)可以對參展商和觀眾采取問卷調(diào)查、電話調(diào)查、抽樣調(diào)查等方式，也可以用具體的評估指標(biāo)，如傳播效果的接收率、注意率、閱讀率和認(rèn)知率等，評估宣傳促銷效果的展位銷售增長率、廣告收益增長率等。這些評估最主要的目的是以量化的形式對展覽的綜合效益進(jìn)行測評，為下屆展覽組織工作提供指導(dǎo)。因此，展覽展示公司要認(rèn)真、仔細(xì)、科學(xué)地進(jìn)行這項重要工作。