企業(yè)參加展覽會必須有一個詳細(xì)的計(jì)劃時間表，根據(jù)這份計(jì)劃表能夠有步驟的安排好所有工作，很多第一次參展公司對這一塊不了，沒有做足工作，導(dǎo)致展會期間漏洞百出，既影響耗時耗力，又嚴(yán)重影響參展效果，對企業(yè)的形象也很不利。
鄭州展覽展示公司認(rèn)為在企業(yè)準(zhǔn)備參加一個展覽會時，必須提前一年就開始著手準(zhǔn)備，很多人會覺得這樣是不是太浪費(fèi)時間了，但是，鄭州深海力量展示設(shè)計(jì)有限公司認(rèn)為只有準(zhǔn)備充足，才能在展覽會中收到最好的效果，否則只會是做無用功，所以，參展企業(yè)不要忽視前期的準(zhǔn)備工作，只有準(zhǔn)備越充足，得到的效果才會越好：
（一）12個月前
1、從展覽的規(guī)模、時間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計(jì)劃； 2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料； 3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）； 4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃；
（二）9個月前
1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)； 2、取得展覽公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)； 3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品； 4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)； 5、制作展覽宣傳冊；
（三）6個月前
1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動； 2、確定旅行計(jì)劃； 3、支付展覽場地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款； 4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準(zhǔn)備必要和翻譯； 5、安排展覽期間翻譯員； 6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；
（四）3個月前
1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動； 2、最后確定參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，帖上公司標(biāo)簽，贈送索取樣品的客商； 3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定； 4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序； 5、訓(xùn)練參展員工； 6、排定展覽期間的約談； 7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會； 8、購買外匯；
（五）四天前
1、將運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包； 2、搭乘飛機(jī)至目的地；
（六）三天前
1、抵達(dá)，飯店登記； 2、視查展覽廳及場地； 3、咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品的抵達(dá)； 4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)觯?5、連絡(luò)所有現(xiàn)場服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒； 6、與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法；7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩停?br /> （七）兩天前
1、確定所有物品運(yùn)送完成； 2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能； 3、布置展位； 4、將所有活動節(jié)目做最后的決定；
（八）一天前
1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最的檢查； 2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心； 3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后簡報(bào)；
（九）展覽期間
1、盡早到會場； 2、於展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳； 3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場地； 4、詳細(xì)記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶； 5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場允諾，及時回報(bào)總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心； 6、每日與員工進(jìn)行簡報(bào)； 7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應(yīng)；
（十）展覽結(jié)束
1、監(jiān)督攤位拆除； 2、處理商機(jī)； 3、寄出謝卡